職位說明書多數(shù)時候用表格形式來表示，有時也可采用敘述形式，主要根據(jù)人力資源部門或企業(yè)的管理工作的特點靈活運用。如下明德咨詢公司對職位說明書的編寫準則進行了歸納。

職位說明書是從“工作”和“人員”兩方面來考慮人力資源管理工作的。因此職位說明書的編制必須遵循以下準則：

（一）結構完整
成都明德咨詢公司認為結構完整是指在編寫工作說明的程序上要保證其全面性。職位說明書的編寫一般由現(xiàn)職人員自我描述，主管領導審定，專家撰寫主要職位，人力資源部及其他部門工作人員協(xié)助完成其他工作描述。這就要求在編寫的過程中，一定要保證職位說明書的內(nèi)容完整，結構合理。

（二）表達準確
職位說明書應當清楚的說明職位的工作情況，描述要準確，語言要精煉。表達一定要準確，這就要求編寫時要選用規(guī)范的詞匯來表述說明書的內(nèi)容。如在運用表示動作的詞匯時，力圖寫明其標準，避免用詞含糊。通常情況下，組織中較低級職位的任務最為具體；而較高層次的職位則處理涉及面更廣一些的問題。但不能拘泥于這條原則，有些描述如在表述如工作的種類、復雜程度、技能要求程度、可能出現(xiàn)的部門的標準化程度、任職者對工作的各方面所負責任大小、責任的程度與類型等指標的時候，可適當采用平實的詞匯來表示。我們所寫的職位說明書要讓大家能夠理解，而不僅僅是少數(shù)的技術專家能夠理解，因此，當遇到技術性的問題時，盡量轉(zhuǎn)化成較為通俗的語言。

（三）邏輯順暢
以符合邏輯的順序來組織工作職責。一般說來，一個職位通常有多項工作職責，在職位說明書中羅列這些工作職責的時候并非是雜亂無章的、隨機的，而是要按照一定的邏輯關系順序來編排，這樣才有助于理解和使用職位說明書。較常見的組織工作職責的次序是按照各項職位的重要程度和所花費的人力資源成本及必要勞動時間來確定。

（四）講求實用
“任務明確好上崗，職責明確易考核，資格明確好培訓，層次清楚能評價”。與此同時，還應該表明各項職責所出現(xiàn)的頻率。表示各項職責出現(xiàn)的頻率高低可以通過完成各項職責的時間所占的比重來表示，因此，可以在各項工作職責旁邊加上一列，表明各項職責在總的職責中所占的百分比。

（五）劃分清楚
職位說明書要達到一一對應。并且把握分層分類的原則，將職位的層次和類別劃分清楚。每個職位要對應唯一的職位說明書， 同是每個職位也只能由唯一的一份說明書解釋。這就要求說明書在編制的時候一定要將職位界限劃分清楚，涇渭分明，不能出現(xiàn)交叉，疊摞現(xiàn)象。當然也不能出現(xiàn)劃分界限上的空白地帶，不能出現(xiàn)找不到職位說明書的職位。最理想的狀態(tài)是界限彼此相臨，無交叉、無空白?，F(xiàn)實中，往往是以非關鍵要素出現(xiàn)交叉為宜。

（六）規(guī)范易讀
在編制職位說明書時，一般要選用專業(yè)的詞匯來表述。比如：分析、搜集、分解、監(jiān)督等。對職位具體行為的描述一定要用最恰當?shù)脑~語描述。通過對專業(yè)人士的訪談和觀察獲取與職位行為最匹配的詞匯，也可以通過查閱職位描述詞典來獲得精確的描繪詞語。當然，職位說明書也要堅持簡潔易懂的原則，不能過分追求專業(yè)性而使說明書晦澀難懂。要堅持大眾化原則，使從業(yè)人員能體會和領悟到工作的具體要求。總之，要一語中的，專業(yè)性和簡易性相結合。

（七）體例統(tǒng)一
文件格式要統(tǒng)一，可參照典型職位說明書樣本編寫。注意整體的協(xié)調(diào)性，做到美觀大方，形式一致，職位說明書要體例統(tǒng)一，分層分類，互有區(qū)分，整體和諧。

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信息來源：咨詢公司